On Site Management
Effektive Mitarbeiter-Koordination vor Ort
Beschäftigungsformen wie das Instrument der Arbeitnehmerüberlassung können Unternehmen dabei helfen, kurzfristig personelle Kapazitäten zu schaffen, um etwa Auftragsspitzen abzufedern oder interne Ausfälle zu kompensieren. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass das vermittelte Personal auch in der Lage ist, die ihnen zugeteilten Aufgaben zur vollen Kundenzufriedenheit zur erfüllen.
Das sogenannte On Site Management ist darauf ausgelegt, diesen Aspekt der Personalvermittlung sicherzustellen und setzt dafür genau dort an, wo ein effektives Controlling gefragt ist – vor Ort beim Kunden. Wie diese Management-Form die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern noch effizienter, effektiver und transparenter machen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Beim On Site Management (auch: Onsite-Management) handelt es sich um eine Dienstleistung eines Personaldienstleisters. Diese steht in der Regel im direkten Zusammenhang mit der Vermittlung von Arbeitskräften im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung. Hierbei stellt der entsprechende Verleiher / die jeweilige Zeitarbeitsfirma einen zusätzlichen Mitarbeiter für die Zusammenarbeit mit dem Kunden ab, der vor Ort, also im Betrieb des Entleihers, die Arbeit der entliehenen Mitarbeiter koordinieret und begleitet.
Durch den Einsatz direkt am Standort des Kunden kann der Personaldienstleister einen guten Eindruck von den Anforderungen und der Personalsituation vor Ort erlangen. Gleichzeitig fungiert er als Ansprechpartner für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber, unterstützt bei der gezielten Einarbeitung und kann bei eventuellen Unstimmigkeiten schnell vermitteln. Neben der Betreuung der eigenen Arbeitnehmer kann auch eine ganzheitliche Koordination von Arbeitskräften anderer Dienstleister erfolgen. Dies bringt für Kunden meist eine erhebliche Ersparnis an Kosten und Aufwand mit sich.
On Site Management
Mögliche Aufgabenfelder im Überblick
Im Rahmen der Vor-Ort-Betreuung eines Kunden bzw. der eigenen Belegschaft am Einsatzort ist ein On Site Manager zur Stelle, der sich um die Belange des Kunden sowie der Arbeitnehmer kümmert. Dieser Aspekt einer On Site Management-Dienstleistung kann verschiedene Punkte umfassen:
Beratung & Bedarfsermittlung
Aufgrund seiner einschlägigen Erfahrungen in diesem Arbeitsbereich kann der zuständige On-Site-Manager Kunden dazu beraten, ob und in welchem Umfang das Entleihen von Arbeitnehmern dazu beitragen kann, die eigenen Kapazitäten besser / optimal auszulasten. In Abstimmung mit dem Kunden wird der genaue Bedarf ermittelt, um auf dieser Grundlage die richtigen Kandidaten für die jeweiligen Positionen im Betrieb zu bestimmen.
Recruiting & Einarbeitung
Der On-Site-Manager übernimmt das Recruiting, entwirft Stellenanzeigen, tritt in Kontakt mit möglichen Bewerbern und betreibt Active-Sourcing zur Gewinnung von Mitarbeitern. Dabei stellt er gleichzeitig sicher, dass die gewünschte Qualifikation gegeben ist. Nach einer erfolgreichen Anbahnung und Einstellung ist er im Rahmen des On Site Management weiter vor Ort und weist die Zeitarbeitnehmer in ihre Aufgabengebiete ein. Dadurch entfällt außerdem diese potenziell zeitraubende und ressourcenintensive Aufgabe für den Kunden.
Koordination & Organisation
Gerade bei der Zusammenarbeit mehrerer Zeitarbeitnehmer, möglicherweise sogar von verschiedenen Dienstleistern, spielt die Koordination der einzelnen Arbeiten eine wichtige Rolle. Ein wesentlicher Teil des On Site Management ist deren effizienter Arbeitseinsatz. Damit auch bei den Abrechnungen sowie bei der Erfassung von Arbeitsstunden, Fehlzeiten und sonstigen rechtlichen Bestimmungen alles korrekt abläuft, hat der On Site Manager dieses Aufgabenfeld ebenfalls im Blick.
Analyse & Optimierung
Sobald innerbetrieblich alle Räder korrekt ineinandergreifen, begleitet der On-Site-Manager alle weiteren Tätigkeiten und stellt sicher, dass dies auch so bleibt. Dabei analysiert er laufend verschiedenste Abläufe und Prozesse, um auch im Interesse der Kunden eventuelle Ineffizienzen aufzudecken und darauf hinzuwirken, diese zu beheben. Eine stetige Optimierung der Zusammenarbeit aller Beteiligten steht dabei im Fokus.
Hohe Effizienz
Die enge Einbindung des On-Site-Managers im Kundenbetrieb sorgt dafür, dass dieser einen guten Überblick über die Kapazitäten des Betriebes hat. Auf dieser Grundlage kann er sehr gezielt Recruiting-Prozesse anleiten, Bewerber finden und Einarbeitungen vornehmen. Somit wird eine schnelle und gezielte Erweiterung der Kapazitäten ermöglicht, während gleichzeitig Abteilungen wie die Personalabteilung entlastet werden.
Hohe Kostenersparnis
Über das On Site Management lassen sich kunden- und bedarfsgerecht die effektivsten und kosteneffizientesten Lösungen zur Besetzung von offenen Stellen finden. So können nicht nur im Bereich Recruiting Kosten gespart werden, es entstehen außerdem keine zusätzlichen Kosten durch langwierige Einstellungsverfahren, mühsame Verhandlungen oder lange offene Vakanzen an unternehmenskritischen Positionen.
Hohe Zufriedenheit
Mit der Anwesenheit eines On-Site-Managers im Betrieb haben sowohl Kunden als auch Zeitarbeitnehmer immer einen Ansprechpartner, an den sie sich bei Unklarheiten, Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten wenden können. Auf diesem Wege lassen sich eventuelle Konflikte bereits sehr früh erkennen, ansprechen und lösen. Dies wirkt sich positiv auf Arbeitsmoral, Zufriedenheit und damit auch auf die Arbeitsperformance aus.
On Site Management und das Master-Vendor-Modell
Gerade bei großen Unternehmen kann sich leicht die Situation einstellen, dass nicht nur einzelne Arbeitskräfte von einem Personaldienstleister bezogen werden, sondern dass zur Deckung des eigenen Personalbedarfs die Zusammenarbeit mit mehreren Zeitarbeitsfirmen geboten ist. Im Rahmen des On Site Management kommt dabei häufig das Master-Vendor-Modell zum Einsatz.
Hierbei benennt das Unternehmen einen Personaldienstleister, der im Rahmen des Vor-Ort-Managements als zentraler Ansprechpartner für sämtliche Zeitarbeitnehmer fungiert – also nicht nur für das eigene Personalkontingent, sondern ebenso für die Arbeitskräfte anderer Dienstleister.
Dieses Prozedere ist nicht nur zwischen Unternehmen und „Master Vendor“ vertraglich festzuhalten, weiterhin ist zwischen den diversen Personaldienstleistern ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜ-Vertrag) mit dem Master Vendor im Namen des Kunden zu unterzeichnen. Auf diese Weise wird die Koordination vor Ort gestrafft, gleichzeitig ist auch für rechtliche Sicherheit im Prozess gesorgt.
Beratung & Betreuung durch Instasell
Gut informiert zu On Site Management und mehr
Geht es darum, die richtige Anzahl an Zeitarbeitnehmern in den richtigen Bereichen gezielt nach ihren jeweiligen Qualifikationen einzusetzen, sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Hier bei Instasell liefern wir Ihnen die notwendige Expertise und Führungsstärke, damit vermittelte Arbeitnehmer so effektiv und effizient wie möglich in Ihrem Betrieb zum Einsatz kommen können. Bei weiteren Fragen zu dieser Thematik und darüber hinaus helfen wir Ihnen selbstverständlich gerne weiter – kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Erstberatung.